La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) est une étape cruciale pour tout employeur souhaitant recruter un nouveau salarié. Toutefois, lorsque le futur employé ne dispose pas encore d’un numéro de sécurité sociale, la procédure peut sembler complexe. Heureusement, des solutions existent pour effectuer cette démarche administrative essentielle tout en respectant les obligations légales.
Comprendre la DPAE et son importance
La DPAE est une obligation légale que tout employeur doit accomplir avant l’embauche d’un salarié. Cette déclaration comporte plusieurs informations essentielles sur le futur employé, notamment :
- Nom et prénom
- Sexe
- Date et lieu de naissance
- Numéro de sécurité sociale (si déjà immatriculé)
L’importance de la DPAE ne peut être sous-estimée. Elle permet de :
- Lutter contre le travail dissimulé
- Garantir les droits sociaux du salarié
- Simplifier les démarches administratives
Par contre, que faire lorsque le salarié n’a pas encore de numéro de sécurité sociale ? C’est là qu’intervient le Numéro Technique Temporaire (NTT).
Le Numéro Technique Temporaire : solution transitoire
Face à l’absence de numéro de sécurité sociale, l’employeur doit attribuer au salarié un NTT. Ce numéro provisoire permet de réaliser la DPAE sans retard. Voici les caractéristiques principales du NTT :
- Il commence par 1 (homme) ou 2 (femme)
- Suivi du numéro SIREN de l’entreprise
- Complété par un identifiant unique du salarié
L’utilisation du NTT est tolérée pour une durée maximale de 3 mois. Cette période transitoire laisse le temps au salarié d’obtenir son numéro de sécurité sociale définitif. Remarquons que le NTT n’est qu’une solution temporaire et que l’employeur doit veiller à régulariser la situation dès que possible.
| Élément | Description |
|---|---|
| Premier chiffre | 1 (homme) ou 2 (femme) |
| Chiffres suivants | Numéro SIREN de l’entreprise |
| Derniers chiffres | Identifiant unique du salarié |
Procédure de la DPAE sans numéro de sécurité sociale
Pour effectuer une DPAE sans numéro de sécurité sociale, suivez ces étapes :
- Attribuez un NTT au salarié selon les règles mentionnées précédemment.
- Choisissez le mode de déclaration :
- Voie électronique (obligatoire pour les employeurs ayant effectué plus de 50 DPAE l’année précédente)
- Formulaire papier (pour les autres cas)
- Remplissez soigneusement le formulaire avec toutes les informations requises, en utilisant le NTT à la place du numéro de sécurité sociale.
- Transmettez la déclaration à l’organisme compétent.
- Conservez une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception.
Il est impératif de fournir au salarié une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception dans les 7 jours suivant l’embauche. Cette démarche permet de garantir la transparence et la légalité de l’embauche.
Obligations complémentaires de l’employeur
La DPAE n’est que le début des responsabilités de l’employeur. D’autres obligations importantes doivent être remplies pour assurer la conformité légale et le bien-être du salarié :
- Vérification de l’autorisation de travail : Pour les salariés étrangers hors UE/EEE/Suisse, l’employeur doit s’assurer de la validité de l’autorisation de travail avant l’embauche. Les ressortissants de l’UE, de l’EEE et de la Suisse sont exemptés de cette obligation.
- Visite médicale : Une visite médicale d’information et de prévention doit être organisée dans les 3 mois suivant l’embauche, sauf cas particuliers.
- Formation à la sécurité : L’employeur a le devoir d’informer et de former le salarié sur les règles de sécurité en vigueur dans l’entreprise.
- Communication des informations essentielles : Certaines informations doivent être communiquées au salarié, que ce soit par affichage ou par un autre moyen approprié. Cela inclut les horaires de travail, les coordonnées de l’inspection du travail, les conventions collectives applicables, etc.
En respectant scrupuleusement ces obligations, l’employeur garantit non seulement la légalité de l’embauche, mais aussi l’intégration et la protection du nouveau salarié au sein de l’entreprise. La DPAE sans numéro de sécurité sociale, bien que présentant quelques particularités, s’inscrit dans une démarche globale visant à assurer le respect du droit du travail et la sécurité des employés.